Quando arriva una tavolata da dodici il mondo si ferma. Il cameriere deglutisce, il cuoco impreca in silenzio, la stampante sputa comande in formato flusso di coscienza, il manager si allontana in direzione opposta.
Eppure i gruppi sono spesso tra le fonti di profitto più solide per i full-service restaurant. Perché hanno uno scontrino medio alto, ordinano più bottiglie, più dolci, più caffè, e perché—non lo diciamo abbastanza—sono spesso felici. Ma sono anche, dal punto di vista operativo, un piccolo caos in movimento.
TGI Fridays, storica catena americana di casual dining, ha deciso di prenderla di petto. E lo ha fatto con un’idea semplice, ma sistemica: trasformare le tavolate in eventi prenotabili online, con menu predefiniti e gestione dedicata.
Una mossa che riorganizza i flussi, alleggerisce la sala, aiuta la cucina e fa aumentare i ricavi.
L’idea
A ottobre 2023, Fridays ha lanciato il servizio Book It, rivolto a gruppi da 10 persone in su. Il meccanismo è chiaro:
- prenotazione online
- Scelta tra 3 pacchetti predefiniti (solo antipasti, due portate, menu completo)
- Prezzo fisso a persona: da 14,99 a 29,99 dollari
- Possibilità di versare un anticipo
- Servizio dedicato in sala con team “white glove”
L’obiettivo ambizioso: generare 5 milioni di dollari solo nell’ultimo trimestre dell’anno, con l’intenzione che il nuovo servizio rappresenti stabilmente il 10% del business totale, soprattutto nei periodi caldi (Natale, cene aziendali, compleanni).
Fonti ufficiali: Restaurant Dive e PR Newswire.
Occhio a come lo racconti
Qui però serve attenzione: in Italia, dire a un cliente “meglio se prenoti e decidi tutto prima” può sembrare una furbata da ristoratore antipatico.
Nessuno vuole sentirsi dire “facci un favore, così lavoriamo meglio noi”.
La chiave, invece, è spostare lo sguardo sull’esperienza del cliente. Vuoi un servizio più veloce, meno attese, più cura? Vuoi goderti la serata senza decidere sul momento chi prende cosa?
“Per i gruppi abbiamo pensato a una modalità semplice e rilassata, che ti consente di scegliere il menu prima e goderti la serata senza attese, senza conti infiniti, e con un referente dedicato solo al tuo tavolo.”
Il vantaggio c’è. Ma è per loro. Noi, dietro le quinte, stiamo solo organizzando bene le cose!
Come strutturare tutto questo anche nel tuo ristorante
Hai un brand con servizio al tavolo? Una trattoria contemporanea? Una catena casual dining che fa anche eventi? Ecco uno schema pratico per trasformare il “modello Fridays” in una proposta concreta:
| Fase | Cosa fare | Vantaggi per il cliente | Vantaggi per il ristorante |
|---|---|---|---|
| 1. Definizione pacchetti | Crea 2-3 menu fissi (con alternative vegetariane e kids) | Scelta semplice, prezzo chiaro | Controllo food cost, riduzione errori |
| 2. Prenotazione online | Modulo con data, orario, pacchetto scelto | Facilità, autonomia | Meno telefonate, pianificazione migliore |
| 3. Versamento anticipo (opzionale) | Richiedi 20–30% alla conferma | Tavolo garantito, impegno reciproco | Meno no-show, margini più sicuri |
| 4. Staff dedicato | Crea un piccolo team eventi (anche solo 1 persona) | Cura, attenzione, un referente | Più ordine, meno confusione |
| 5. Comunicazione intelligente | Sito, email e menu che parlano di semplicità e serenità | Nessuna pressione, solo vantaggi | Conversioni più alte |
| 6. Follow-up post evento | Ringraziamento, invito a tornare, sconto prossimo evento | Si sentono considerati | Fidelizzazione, recensioni positive |
Una checklist da avere in tasca (o appesa al frigo di servizio)
Ecco una checklist sintetica per lo staff, da stampare, digitalizzare o semplicemente condividere nel brief pre-servizio. È uno strumento per gestire bene i gruppi, senza inventare ogni volta la ruota.
Checklist “Evento Prenotato” – Staff di sala
| Fase | Cosa verificare | Note utili |
|---|---|---|
| 1. Giorno prima | 🟩 Ordine ricevuto e confermato 🟩 Menu scelto noto in cucina 🟩 Anticipo ricevuto (se previsto) | Controlla prima delle 18 |
| 2. Prima del servizio | 🟩 Tavolo pronto (posti, mise en place) 🟩 Acqua già posizionata 🟩 Staff informato 🟩 Etichetta con nome gruppo visibile | Un post-it funziona meglio di mille mail |
| 3. All’arrivo | 🟩 Saluto personalizzato 🟩 Conferma discreta della prenotazione 🟩 Spiegazione serena del menu scelto | “Benvenuti, vi aspettavamo” fa miracoli |
| 4. Durante il servizio | 🟩 Tempi coordinati con cucina 🟩 Controllo regolare acqua e bevande 🟩 Momento di cura a metà cena | Anche 30 secondi fanno la differenza |
| 5. Fine cena | 🟩 Ringraziamento a chi ha prenotato 🟩 Proposta di ritorno / eventi futuri 🟩 Invito alla recensione | Un finale curato si ricorda più del dessert |
Obiettivi realistici da proporre ai clienti
Se gestisci più location, puoi proporre questi benchmark operativi:
- almeno 10% del fatturato mensile dai gruppi strutturati
- Ticket medio dei gruppi superiore del 10/15% rispetto ai tavoli singoli
- Riduzione del 40% dei tempi di servizio per tavolate da >8 persone
- Tasso di soddisfazione e recensioni positive in crescita post-evento
E in Italia?
In Italia questa logica è ancora poco diffusa, se non nei ristoranti per turisti o nei locali per cerimonie. Ma proprio per questo, può diventare un vantaggio competitivo serio per tutte quelle realtà che uniscono buona cucina e capacità organizzativa.
Non servono investimenti enormi. Servono struttura, coerenza e comunicazione gentile.
Il cliente deve sentire: “È più facile per te”. E dietro, il ristorante lavora meglio. Senza farlo pesare.
Se vuoi farlo succedere, ti aiuto io
Se vuoi implementare questo sistema nel tuo locale o proporlo a un cliente, posso aiutarti a costruire:
- la pagina web di prenotazione eventi
- la brochure da girare ai clienti aziendali
- i materiali operativi per lo staff (checklist, brief, FAQ)
- la presentazione interna per il tuo team o i tuoi partner
Senza inventare nulla, ma solo con buone idee messe in ordine.
Fonti
- PR Newswire, “Book It: TGI Fridays Launches New Party Hosting Service”, 19 ottobre 2023 → link
- Restaurant Dive, “TGI Fridays launches in-restaurant party packages, reservation service”, 19 ottobre 2023 → link
